Khi bắt đầu mở một quán cà phê, sẽ có không ít người băn khoăn chưa biết cần chuẩn bị những gì, với số vốn bao nhiêu là đủ.

Nếu bạn đã có chuyên môn và kinh nghiệm thì vui lòng bỏ qua. 

Tạm bỏ qua các chi phí khảo sát trước khi bắt đầu kinh doanh. Bài viết này sẽ gợi ý chi tiết những hạng mục kèm chi phí áng khoảng để bổ trợ cho những ai chuẩn bị kinh doanh ngành nghề này.

1. Mặt bằng

Có thể do bạn sở hữu hoặc đi thuê.

Vậy chi phí đầu tiên sẽ là chi phí thuê mặt bằng nếu bạn phải thuê.

Lúc này ngoài chi phí thuê hàng tháng, bạn sẽ phải đóng tiền cọc. Giá trị cọc tương đương tiền thuê của 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 1 năm…tiền thuê mặt bằng đó. Tùy theo khu vực, địa điểm, giá thuê, chủ nhà… mà mức cọc khác nhau.

Nếu bạn có sở hữu mặt bằng thì sẽ tiết kiệm được chi phí này. Tuy nhiên, hãy thử tính toán nếu bạn không kinh doanh mà dùng mặt bằng này cho người khác thuê, thì sự chênh lệch có lớn không?

Giả sử bạn có mặt bằng và cho người khác thuê giá 20 triệu/tháng. Hoặc bạn tự kinh doanh, lợi nhuận cũng được khoảng 20 triệu/tháng thì lúc này bạn đang làm vì đam mê rồi, chứ không phải vì tiền.

2. Xây dựng, décor không gian

2.1. Cải tạo phần thô mặt bằng hiện trạng

Khi bạn thuê được mặt bằng rồi, bước tiếp theo là cải tạo, sửa chữa. Nếu mặt bằng hiện trạng đã vừa ý của bạn rồi thì thôi. Nhưng 99% các trường hợp là phải cải tạo lại theo concept thiết kế.

Ví dụ: mặt bằng trống chưa có nhà thì phải dựng nhà. Hoặc có nhà rồi thì đập vách tường nọ, xây vách tường kia. Nâng mái, hạ mái, lót sàn, sửa khu bếp, sửa WC, sửa cầu thang,…

Chi phí này sẽ tùy theo diện tích và các hạng mục trong đó để bạn liệt kê và đưa dự toán.

2.2. Setup nội thất, décor không gian
Có nhiều mức giá thi công khác nhau. Dao động trong khoảng 1.500.000Đ/m2 – 4.500.000Đ. Tùy theo phương án đầu tư.

Sẽ bao gồm các hạng mục lắp đặt, trang trí nội thất: Trần, tường, sàn, bàn ghế nội thất, quầy bar, hệ đèn điện, các module trang trí, vật dụng décor… Bảng biển quảng cáo,…

Mỗi mặt bằng, mỗi diện tích, mỗi concept thiết kế sẽ có những hạng mục khác nhau và chi phí khác nhau.

Bạn nên tham khảo các ý tưởng trên mạng internet hoặc nhờ đến các đơn vị Tư vấn thiết kế quán cà phê để đạt hiệu quả tốt nhất.

Vì điều này sẽ ảnh hưởng đến 3 yếu tố:

a/ Tối ưu công năng

Thể hiện từ việc thiết lập vị trí quầy bar, vị trí bàn ghế, kích thước bàn ghế, diện tích lối đi,…

Mọi thứ cần được thiết kế để tạo ra sự phù hợp trong vận hành. Sự thoải mái trong trải nghiệm khách hàng:
– Khoảng cách giữa các bộ bàn ghế là bao nhiêu?
– Hướng ngồi của bàn này không ảnh hưởng tới hướng ngồi của bàn kia không?
– Tránh ánh sáng rọi trực tiếp, tránh hướng hay di chuyển, …

Sự hình dung tưởng tượng lúc ban đầu có thể gây ra trường hợp nhiều vị trí vị trống quá, rộng quá hoặc chật trội quá nếu không lên thiết kế. Bởi vì không có tỷ lệ và kích thước chuẩn.

Chưa kể với những mặt bằng méo mó, không vuông vức và có nhiều “góc chết” rất khó để thiết kế công năng, bạn cần phải tìm cách biến hóa phù hợp.

b/ Thiết kế không gian đúng phong cách

Lúc đầu bạn định làm phong cách cổ điển, vintage, hoặc phong cách công nghiệp, hoặc phong cách hiện đại, sang trọng. Nhưng sau khi setup đồ đạc xong, bạn vẫn thấy nó “không ổn”, thấy bị thiếu thiếu, thấy sai sai.

Đây là điều hầu hết những người tự décor đều gặp phải. Trừ những quán cà phê nhỏ, decor tối giản hết mức.

Để ra được một phong cách, phải cộng hưởng từ rất nhiều yếu tố: trần, tường sàn, loại bàn ghế, họa tiết chi tiết, tone màu, các loại ánh sáng và điểm nhấn đặc trưng.

Bạn phải tìm ra và đưa chúng vào không gian của bạn bằng cách nào đó để thể hiện.

c/ Tối ưu chi phí

Thể hiện rõ nhất, là khi bạn làm sai, bạn phải làm lại và làm lại nhiều lần.

Mua nhiều đồ dư thừa. Hoặc thấy cái gì ở đâu đẹp là mang hết về set up. Nhưng nhìn lại tổng quan thì lại không hợp lý, lại phải bỏ.

Thêm một điều nữa mà những người tự décor rất hay gặp phải, đó là sử dụng vật liệu không phù hợp. Vì không biết đến nhiều loại vật liệu. Dẫn đến vừa tốn kém mà lại không đạt hiệu quả trong décor.

Vì vậy, khi đầu tư ra một khoản chi phí thiết kế ban đầu, bạn sẽ lợi được nhiều thứ về sau. Có một không gian phù hợp hơn, chất lượng hơn.

Giá thiết kế sẽ giao động từ 120K/m2 – 250K/m2 hoặc hơn nữa. Tùy diện tích, độ phức tạp và concept.

Nếu có thể, hãy chọn những đơn vị tư vấn thiết kế thi công tổng thể. Có thể làm từ cải tạo phần thô đến thiết kế thi công hoàn thiện, có xưởng sản xuất gia công trực tiếp. Bao gồm trọn gói các hạng mục. Bạn chỉ cần chuẩn bị kế hoạch kinh doanh.
Thì công trình hoàn thiện sẽ đảm bảo tính nhất quán từ concept thiết kế đến sản phẩm thi công.

3. Thiết bị, công cụ dụng cụ

– Bao gồm các đồ dùng cho quầy bar, pha chế, ly, muỗng, tủ lạnh, máy xay, tủ đá, máy pha cà phê, bình đun nước,…

– Màn hình Ti vi, máy chiếu (nếu cần), thiết bị âm thanh, loa đài, máy phát,…

– Nên dùng đến một máy POS bán hàng kèm phần mềm order & tính tiền.

Việc của bạn là liệt kê càng chi tiết càng tốt. Mức độ đầu tư tùy theo quy mô quán và tùy theo thị trường.

4. Nguyên vật liệu ban đầu

Là lượng hàng ban đầu cần phải có để bắt đầu bán được: Cà phê bột, sữa tươi, sữa đặc, nước ngọt, trà, trái cây, các phụ liệu pha chế khác…

Sau này khi đã vận hành quen rồi, bạn sẽ tính được lượng tồn kho hợp lý để nhập hàng cho phù hợp.

5. Quảng cáo, nhận diện & bán hàng

Phần này sẽ là những cuốn menu rời, đồng phục nhân viên (áo, nón, tạp dề, …)

Các chương trình khai trương, chương trình bán hàng, hoạt động hoạt náo, standee quảng cáo, tờ rơi,…
Quảng cáo offline, online, …

Với mục này, cách làm ở thành phố và tỉnh lẻ sẽ khác nhau. Cách chương trình cũng biến đổi với các đối tượng khách hàng khách nhau. Cách làm của chuỗi hay quán đơn lẻ cũng khác nhau.

Bạn nên tính riêng thành 2 khoản: ngân sách cho chương trình khai chương và ngân sách duy trì đều sau này.

6. Chi phí vận hành

– Chi phí nhân sự: nhân viên bếp, nhân viên pha chế, nhân viên order, thu ngân, và chi phí cho quản lý,…
(bao gồm tiếp: nhân sự cố định & nhân sự thời vụ thuê phục vụ khai trương hoặc tăng ca)

– Chi phí điện, nước,…

– Chi phí khấu hao tài sản. Bao gồm tài sản cố định dài hạn và tài sản ngắn hạn. Khoản này sẽ hạch toán khi quán bắt đầu đi vào hoạt động, tính theo tháng, quý hoặc năm. Mục này khá dài, nên tìm hiểu riêng ở bài viết khác.

7. Chi phí dự phòng

Có thể chi phí đầu tư ban đầu sẽ phát sinh, vận hành phát sinh, hoặc dự trù rủi ro trong vòng 3 tháng tới sau khi khai trương.

Cứ yên tâm là rồi sẽ có lúc cần dùng đến. Mà nếu không cần thì càng tốt. Hãy cứ dành 1 khoản ngân sách cho mục này để chủ động được mọi việc nhé.

8. Chi phí khác

Là những khoản chi phí “không tên”, phát sinh bất chợt mà bạn không tính trước được.
Hoặc đó là những khoản phải chi nhưng bạn không nhớ hết, hay những khoản lặt vặt phải có mà trong lúc kê khai bị thiếu: chi phí tiếp khách, mua hoa, mua đồ dịch vụ phát sinh,…

Đôi khi nó cũng là những khoản phải chi để làm giấy phép đăng ký kinh doanh (những khoản ngoài danh mục của nhà nước nhé), và nhiều chi phí khác nữa.

Thì đây là khoản mình nên hoạch định từ đầu, để tránh “đội sổ” ngân sách của bạn một cách mất kiểm soát.

Trên đây là 8 khoản chi phí cơ bản để chúng ta bắt đầu kinh doanh một quán cà phê. Bạn càng sát sao thì các khoản càng rõ và chi tiết, tránh lạm phát và thu chi mất kiểm soát, nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư và kinh doanh.

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu thiết kế Quán cà phê ấn tượng

—
#5GS